HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ SỰ CỐ TRÀN DẦU THUỘC THẨM QUYỀN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ

1. Tổng quan về vai trò và trách nhiệm của UBND cấp xã

Trong hệ thống quản lý an toàn môi trường, Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã là tuyến đầu trực tiếp giám sát và bảo vệ môi trường tại địa phương. Việc phê duyệt Kế hoạch ứng phó sự cố tràn dầu (SCTD) là nhiệm vụ chiến lược nhằm thực hiện phương châm “4 tại chỗ” (chỉ huy, lực lượng, phương tiện và hậu cần tại chỗ), giúp chủ động phòng ngừa và hạn chế tối đa thiệt hại từ các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ.

Theo quy định tại Quyết định 04/2026/QĐ-TTg, thẩm quyền của UBND cấp xã tập trung vào các đối tượng có nguy cơ xảy ra sự cố tràn dầu mức nhỏ (lượng dầu tràn dưới 20 m³ hoặc tấn), bao gồm:

• Các cửa hàng bán lẻ xăng dầu trên đất liền, trên sông và trên biển thuộc địa bàn quản lý.
• Các cơ sở, dự án không kinh doanh xăng dầu nhưng có dung tích chứa dầu dưới 50 m³.

Phân cấp theo chính quyền địa phương 2 cấp

TỔNG QUAN VỀ THỜI GIAN THỰC HIỆN THỦ TỤC

2. Khung pháp lý và Căn cứ thực hiện

Công chức chuyên môn phải áp dụng chính xác hệ thống văn bản quy phạm pháp luật mới nhất để đảm bảo tính hợp pháp của thủ tục hành chính.

Văn bản pháp lý	Vai trò và Hiệu lực áp dụng
Quyết định 04/2026/QĐ-TTg	Văn bản gốc: Thay thế Quyết định 12/2021/QĐ-TTg. Quy định quy chế hoạt động và phân cấp thẩm quyền phê duyệt.
Quyết định 518/QĐ-BQP (2026)	Thủ tục hành chính: Công bố các thủ tục thay thế trong lĩnh vực ứng phó SCTD thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng.
Thông tư 01/2023/TT-VPCP	Số hóa: Quy định bắt buộc về quy trình số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP	Văn thư: Quy định về thể thức văn bản và yêu cầu về chữ ký số đối với văn bản điện tử.

3. Quy trình chi tiết: Tiếp nhận, Thẩm định và Phê duyệt

Quy trình phê duyệt phải được thực hiện nghiêm ngặt trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ (theo Điều 9, Khoản 3c, Quyết định 04/2026/QĐ-TTg).

Bước 1: Tiếp nhận và Kiểm tra hồ sơ (Công chức Một cửa/Chuyên môn)

• Hình thức: Trực tuyến (Cổng dịch vụ công), bưu chính hoặc trực tiếp.
• Thành phần hồ sơ: 01 bộ gồm Văn bản đề nghị (Mẫu I, Phụ lục VII) và Bản kế hoạch (Phụ lục II).
• Yêu cầu: Nếu hồ sơ chưa đúng quy định, công chức bắt buộc phải thông báo hướng dẫn bổ sung bằng văn bản trong vòng 03 ngày làm việc.

Khởi tạo Hồ sơ (Nhiệm vụ của Doanh nghiệp/Cơ sở)

Tiếp nhận & Sàng lọc (Bộ phận Một cửa | Thời gian: 04 Giờ)

Bước 2: Thẩm định hồ sơ (Hội đồng thẩm định)

Lãnh đạo UBND xã ra quyết định thành lập Hội đồng thẩm định (gồm công chức địa chính, môi trường, công an xã và đại diện liên quan).

• Điều kiện phiên họp: Có ít nhất 2/3 thành viên tham dự (phải có Chủ tịch/Phó Chủ tịch và Thư ký).
• Phân loại kết quả thẩm định:
  • Thông qua không cần chỉnh sửa: Thực hiện phê duyệt ngay.
  • Thông qua với điều kiện phải chỉnh sửa: Thời hạn 07 ngày phê duyệt chỉ bắt đầu tính sau khi cơ sở hoàn thiện hồ sơ và được Hội đồng xác nhận.
  • Không thông qua: Phải trả hồ sơ và nêu rõ lý do bằng văn bản.
• Tiêu chí kỹ thuật bắt buộc (Phụ lục V): Cơ sở phải chứng minh có đủ trang thiết bị tối thiểu:
  • Tấm thấm dầu (ít nhất 01 kiện).
  • Phao quây thấm dầu hoặc vải lọc dầu.
  • Bột thấm dầu và dụng cụ thu gom (xẻng, bồn chứa tạm thời).
  • Bình chữa cháy theo quy định PCCC.

Thành phần Hồ sơ từ bước ra quyết định thành lập – > ra thông báo tại đây!

Thẩm định Chuyên môn (Chuyên viên | Thời gian: 40 Giờ)

Bước 3: Phê duyệt và Ban hành (Lãnh đạo UBND)

Lãnh đạo ký Quyết định phê duyệt (Mẫu V, Phụ lục VII). Kết quả phải được thông báo cho Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự cấp huyện để phối hợp giám sát.

Quyết định Phê duyệt (Lãnh đạo UBND Xã | Thời gian: 08 Giờ)

Ban hành & Trả Kết quả (Văn thư Một cửa | Thời gian: 04 Giờ)

4. Luồng Hồ sơ

Mẫu văn bản cần xử lý theo luồng

4.1. Luồng xanh

Quy trình tóm tắt theo mốc thời gian đối với hồ sơ kế hoạch ứng phó sự cố tràn dầu gửi lên xã đã chuẩn, đầy đủ và không có lỗi sai được thực hiện trong tổng thời gian 56 giờ làm việc (tương đương 07 ngày làm việc) như sau:

Mẫu văn bản cần xử lý khi nhận kết quả luồng xanh 

• Đơn vị thực hiện: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (Một cửa) thuộc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã.
• Nội dung công việc:
  • Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
  • Thực hiện quét (scan) và cập nhật, lưu trữ hồ sơ vào phần mềm quản lý.
  • In Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) giao cho tổ chức, cá nhân.
  • Chuyển hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy (nếu có) đến bộ phận chuyên môn (Phòng Kinh tế hoặc chuyên viên phụ trách). (Mẫu 6, Mẫu 7)

• Chuyên viên xử lý (32 giờ): Xem xét nội dung kế
  hoạch, tổng hợp ý kiến các cơ quan liên quan, tham mưu tiến hành kiểm tra thực địa (nếu cần thiết) và dự thảo văn bản phê duyệt.
• Lãnh đạo phòng chuyên môn (04 giờ): Xem xét kết quả thẩm định của chuyên viên, ký duyệt báo cáo và trình Lãnh đạo UBND cấp xã phê duyệt.

• Đơn vị thực hiện: Lãnh đạo UBND cấp xã (Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch).
• Nội dung công việc: Xem xét toàn bộ hồ sơ và nội dung trình của bộ phận chuyên môn, thực hiện ký duyệt  Quyết định phê duyệt kế hoạch ứng phó sự cố tràn dầu. (Mẫu 6, Mẫu 7)

• Bộ phận Văn thư (04 giờ): Thực hiện cấp số, đóng dấu vào văn bản và phát hành kết quả, chuyển kết quả ra Bộ phận Một cửa.
• Bộ phận Một cửa (04 giờ): Thông báo cho tổ chức, cá nhân và thực hiện trả kết quả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích. Cán bộ Một cửa cập nhật trạng thái kết thúc trên phần mềm. (Mẫu 6, Mẫu 7)

Mẫu văn bản cần xử lý khi trả kết quả luồng xanh 

4.1. Luồng đỏ

1. Bước 1 (Tiếp nhận – 04 giờ): Kiểm tra hồ sơ. Nếu lỗi, in phiếu hướng dẫn bổ sung (Mẫu 02) hoặc từ chối (Mẫu 03).

Mẫu văn bản cần xử lý theo Bước 1 luồng đỏ

2. Bước 2 (Thẩm định – 32 giờ): Chuyên viên kiểm tra sâu nội dung kỹ thuật. Nếu phát hiện lỗi chuyên môn, tham mưu văn bản yêu cầu bổ sung, hoàn thiện phương án (thực hiện trong vòng 3 ngày làm việc từ khi nhận hồ sơ). (Mẫu 02 , Mẫu 05)

Mẫu văn bản cần xử lý theo Bước 2 luồng đỏ

3. Bước 3 & 4 (Phê duyệt và Trả kết quả): Nếu hồ sơ đã được bổ sung đạt yêu cầu, xã tiến hành ký duyệt và trả kết quả. Nếu quá hạn do lỗi của cơ quan nhà nước, xã phải gửi Văn bản xin lỗi và đề nghị gia hạn thời gian giải quyết (Mẫu số 04).

Mẫu văn bản cần xử lý theo Bước 3 và 4 luồng đỏ

5. Nghiệp vụ Số hóa hồ sơ và Quản lý điện tử

Việc số hóa phải tuân thủ nghiêm ngặt Thông tư 01/2023/TT-VPCP để đảm bảo giá trị tái sử dụng dữ liệu.

1. Sao chụp và Ký số: Chuyển văn bản giấy sang PDF. Công chức dùng chữ ký số cá nhân ký tại góc trên bên trái trang đầu tiên (hiển thị tên và thời gian).
2. Bóc tách dữ liệu: Sử dụng công nghệ OCR. Yêu cầu: Nếu OCR lỗi, công chức bắt buộc phải nhập liệu thủ công để đảm bảo độ chính xác tuyệt đối của các trường dữ liệu (Mã định danh, số ký hiệu, thời hạn hiệu lực).
3. Cấp mã và Lưu trữ: Mã kết quả theo cấu trúc: <mã định danh>.<mã loại giấy tờ>.<số ký hiệu>. Lưu trữ vào Kho dữ liệu điện tử.

Yêu cầu về mã QR (Điều 26, TT 01/2023): Mã QR phải hiển thị ở góc trên bên trái văn bản, chứa các trường thông tin:

• Mã số hồ sơ và mã thủ tục hành chính.
• Mã định danh tổ chức/cá nhân.
• Tên hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu và Tên giấy tờ.
• Thời điểm xuất bản văn bản.
• Riêng Giấy hẹn trả kết quả: Phải chứa Ngày hẹn trả kết quả.

5. Danh mục mẫu tài liệu và Hướng dẫn áp dụng

Tất cả các biểu mẫu phải trình bày đúng thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Quyết định 04/2026/QĐ-TTg.

Tên mẫu văn bản	Mã Phụ lục	Mục đích	Người ký
Văn bản đề nghị thẩm định	Phụ lục VII (Mẫu I)	Cơ sở yêu cầu thẩm định.	Chủ cơ sở
Kế hoạch ứng phó SCTD	Phụ lục II	Nội dung kỹ thuật và phương án.	Chủ cơ sở
Quyết định phê duyệt	Phụ lục VII (Mẫu V)	Xác nhận tính pháp lý của kế hoạch.	Lãnh đạo UBND xã

Hướng dẫn nội dung Kế hoạch (Phụ lục II): Phải xây dựng dựa trên mô hình “Tình huống xấu nhất” (ví dụ: bục bể chứa hoàn toàn). Yêu cầu kỹ thuật: Lực lượng tại chỗ phải triển khai quây chặn, khống chế dầu tràn trong thời gian tối đa 02 giờ kể từ khi phát hiện sự cố (Điều 10, Khoản 5).

6. Kiểm tra, Giám sát và Chế độ Báo cáo

Phê duyệt kế hoạch là điểm khởi đầu, công tác hậu kiểm là yếu tố quyết định an toàn địa phương.

• Kiểm tra thực địa: UBND xã kiểm tra định kỳ tình trạng sẵn sàng của vật tư (vải thấm dầu không bị mục nát, bồn chứa trống, cát sạch).
• Diễn tập định kỳ: Yêu cầu các cơ sở tổ chức diễn tập ứng phó hiện trường với tần suất 02 năm/lần. Công chức xã phải yêu cầu cơ sở lập “Nhật ký diễn tập” (điện tử hoặc giấy) để theo dõi.
• Nghiêm cấm: Tuyệt đối không được sử dụng chất phân tán dầu trong khu vực thủy nội địa, cửa sông, ven biển có độ sâu dưới 20m hoặc cách bờ dưới 01 hải lý (Điều 25).
• Chế độ báo cáo: Định kỳ hàng năm, UBND xã tổng hợp kết quả thực hiện và báo cáo về Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự cấp huyện.

Danh mục Hành động dành cho Lãnh đạo UBND Xã

UBND xã phải quản lý chặt chẽ chu trình từ phê duyệt đến hậu kiểm, đảm bảo mọi cơ sở xăng dầu trên địa bàn đều có năng lực ứng phó thực tế, không chỉ dừng lại ở hồ sơ giấy.

Liên hệ chúng tôi theo số 0833 081 293 để được tư vấn sản phẩm tràn dầu cho cây xăng phù hợp với quy định mới!